Welke documenten zijn voor BTW teruggaaf nodig ?
Het BTW teruggaafverzoek bestaat uit verschillende formulieren, aangevuld met de onderliggende documenten. Onvolkomenheden in de formulieren of documenten is van invloed op het succes van uw teruggaafverzoek.
BTW teruggaafverzoek
De kern van het teruggaafverzoek wordt gevormd door het formulier dat het eigenlijke verzoek belichaamt. Buitenlandse ondernemingen die een BTW teruggaafverzoek willen indienen moeten daarvoor het door de belastingadministratie voorgeschreven formulier gebruiken. Zelf gemaakte formulieren kunnen niet worden gebruikt. Het formulier bevat informatie zoals bijvoorbeeld de contactgegevens van de ondernemer die het verzoek indient, een beschrijving van de ondernemingsactiviteiten, het doel waarvoor de afgenomen goederen of diensten werden gebruikt, het totale BTW bedrag waarvoor teruggaaf wordt verzocht. Verder is in het formulier ook een volmacht opgenomen waarmee de buitenlandse onderneming de fiscale vertegenwoordiger aanstelt, om welke reden het formulier zowel door de buitenlandse ondernemer als door de fiscale vertegenwoordiger wordt ondertekend.
Het formulier voor BTW teruggaaf is in verschillende taalversies beschikbaar
,
,
.
Formulier met lijst van facturen
Het tweede formulier dat nodig is, is het formulier waarin de facturen zijn opgesomd waarvoor teruggaaf van BTW wordt verzocht. De informatie die in het formulier wordt vastgelegd betreft o.a. de factuurdatum, factuurnummer, naam en adres van de leverancier, BTW nummer van de leverancier, en het BTW bedrag. Uitsluitend voorbelasting die op het toepasselijke jaar betrekking hebben en in overeenstemming met de Zwitserse BTW regelgeving verschuldigd was kan in de lijst worden opgenomen.
Het formulier met de lijst van facturen is in verschillende taalversies beschikbaar
,
,
.
Fiscale status in het land van vestiging
Buitenlandse ondernemingen moeten aantonen dat zij in het land van vestiging als belastingplichtige voor de toepassing van de BTW of belastingen in het algemeen zijn geregistreerd. Dit bewijs moet geleverd worden door middel van een originele verklaring van de belasting autoriteiten die voor de desbetreffende buitenlandse onderneming bevoegd zijn. De verklaring moet geldig zijn voor het beastingjaar waarvoor de BTW teruggaaf wordt verzocht.
Originele facturen en heffingsbescheiden
De originele facturen en heffingsbescheiden (BTW bij invoer) moeten met het teruggaafverzoek worden meegezonden. De belastingdienst beoordeelt iedere factuur afzonderlijk, namelijk om te bepalen of het teruggevraagde bedrag, zoals opgenomen in de factuur, al dan niet voor teruggaaf in aanmerking komt. Kopieën van facturen worden niet geaccepteerd. Nadat de belastingdienst het teruggaafverzoek heeft afgewikkeld worden de originele facturen teruggezonden.
Landen waarvoor Zwitserland teruggaaf van BTW verleent
Vergelijkbaar met andere landen die een regeling voor teruggaaf van BTW aan buitenlandse ondernemingen toepassen verleent Zwitserland teruggaaf van BTW uitsluitend aan ondernemingen die in een land zijn gevestigd waarvoor Zwitserland wederkerigheid erkent. Buitenlandse ondernemingen die om deze reden niet voor BTW teruggaaf in Zwitserland in aanmerking komen kunnen alternatieven overwegen om hun Zwitserse voorbelasting terug te krijgen.
De lijst van landen waarvoor Zwitserland wederkerigheid erkent is in verschillende taalversies beschikbaar
,
,
.
Acceptatiebeleid voor facturen
Maak en handhaaf een beleid dat beschrijft hoe bestellingen moeten worden geplaatst, welke vereisten voor toepassing van de teruggaafregeling moeten zijn vervuld, en hoe gehandeld moet worden indien het beleid niet is toegepast geworden.
Documenten zijn waardevol
De documenten die voor BTW teruggaaf nodig zijn vertegenwoordigen een geldwaarde. Documenten die ontbreken of die niet aan vereisten voldoen hebben een rechtstreeks effect op de gerechtigdheid voor teruggaaf van BTW in individuele facturen of op het teruggaafverzoek als geheel.